Et perfekt match af medarbejdere, arbejdsopgaver og gaffeltrucker – dét er grundlaget for effektiv og sikker planlægning af lagerarbejdet. Elgiganten er overgået fra at anvende Excel til denne opgave til i dag at anvende WorkForce Planner – et system, der er skræddersyet til lageraktiviteter. Det har løftet kvaliteten af arbejdet. Samtidig har virksomheden fået et nyt redskab – der er en gigant værdig – til visualisering af dagens arbejdsfordeling på gulvet.
I Elgiganten, en del af Dixons Retails, 95.000 m² store nordiske distributionscenter i Jönköping håndterer man hvert år ca. 12.000 anhængere og ca. 2.000 jernbanevogne med gods. Varerne kommer direkte fra verdens førende producenter af forbrugerelektronik. Her arbejder der, afhængig af sæsonen, op til 500 personer med at sikre en lagerhåndtering i verdensklasse – både hvad angår håndtering af store volumener og et bredt varesortiment. Der sendes 7.500 artikler fra eller via lageret, og man har konstant 4.700 artikler på lager. Med 120 gaffeltrucker er det af afgørende betydning, at man hver dag har fuld kontrol over, hvilken medarbejder der skal løse hvilke arbejdsopgaver og med hvilket udstyr.
Først i verden med WorkForce Planner tilpasset til lager
Svaret på Elgigantens udfordring med hensyn til planlægning af ressourcer og arbejdsopgaver hedder WorkForce Planner. WorkForce Planner er et helt nyt system til planlægning og visualisering af arbejdsopgaverne på lageret. Systemet er udviklet i et samarbejde mellem Elgiganten og Consafe Logistics.
”Der er mange planlægningsværktøjer på markedet, men ingen der er skræddersyet til de forudsætninger, der er gældende på lageret eller i distributionscentret. I stedet er de ofte knyttet til fremstillingsindustrien. Vi oplevede, at de ikke levede op til vores behov på en tilfredsstillende måde”, fortæller Rose-Mari Oldebring, projektleder inden for logistik hos Elgiganten.
Elgiganten har anvendt systemet siden januar 2011. Inden Elgiganten installerede WorkForce Planner, anvendte man, ligesom mange andre virksomheder, Excel til planlægningen. Rose-Mari beskriver, hvordan man tidligere udførte arbejdet:
”Det Excel-ark, der indeholdt vores planlægning, blev brugt på samme måde som alle andre dokumenter, og forskellige afdelingsledere brugte deres egne begreber i planlægningen. Det gjorde det svært at hjælpes ad og dele information. Derfor var der risiko for overbemanding, i stedet for at vi kunne dele ressourcerne. Det medførte unødvendige udgifter.”
Rose-Mari fortsætter:
”Derudover var der kun én person ad gangen, der kunne arbejde i dokumentet. Hvis der var nogen, der glemte at checke ind, når de havde foretaget en ændring, så var det låst for alle andre. Det samme gjaldt for de to andre dokumenter, man havde brug for i planlægningen. Det ene holdt styr på de forskellige medarbejderes kompetencer, det andet på fravær. Arbejdsformen var præget af tydelige mangler, selvom man var af den opfattelse, at Excel-arket gav et tydeligt billede med al information i ét skærmbillede.
Medarbejder-afdeling-ressource: Et perfekt match
Hos Elgiganten finder ordreindtaget sted kl. 08.30 dag 1. Med udgangspunkt i deres kompetence og erfaring vurderer medarbejderne i driftskontrollen, hvor mange medarbejdere der er nødvendige for, at man kan klare det kommende produktionsdøgn (dag 2). I næste trin er det op til afdelingslederne at planlægge de tilgængelige ressourcer. De enkelte ressourcer knyttes til en afdeling og arbejdsopgave – og hvis nødvendigt til en gaffeltruck.
Koblingen medarbejder – afdeling – ressource (fx gaffeltruck) sker med udgangspunkt i medarbejderens og ressourcens kompetence. De enkelte afdelinger er knyttet til en intern uddannelse.
”For at få lov til at arbejde med indlagring af gods skal man fx tage vores uddannelse i indkommende gods. Information om, hvilke uddannelser en person har taget, er registreret i vores system. Oplysningerne følger således med selv løsarbejdere over tid”, forklarer Rose-Mari.
For at muliggøre koblingen mellem medarbejder, afdeling og udstyr har man ligeledes udstyret gaffeltruckerne med en kompetence, og det er også muligt at planlægge uddannelse i WorkForce Planner, eftersom man har gjort uddannelse til en selvstændig afdeling. Dermed er det nu umuligt at booke to personer på den samme gaffeltruck samtidig. Dette skabte tidligere friktion i Elgigantens daglige arbejde. Selv fravær og reparationer registreres direkte i systemet. Dermed bliver planlægningen mere sikker og antallet af fejl mindre.
På forkant med planlægningen – og muligheder for opfølgning
Elgiganten har valgt kl. 13.00 som stoptid for planlægningen. Dette er en af de få dele af planlægningsarbejdet, der ikke adskiller sig fra, hvordan de arbejdede tidligere.
”Men i dag kræver planlægningen meget mindre arbejde, og arbejdet er virkelig klar kl. 13.00. Det er ikke noget problem, at der er mange, der planlægger, eftersom systemet tillader, at alle arbejder samtidigt. Der er ikke nogen, der er nødt til at vente på andre, og det er blevet mindre stressende”, siger Rose-Mari.
Hun fortsætter:
”Værktøjet sparer tid og sikrer en jævnere kvalitet i planlægningen. Nu risikerer vi ingen dobbeltbookinger eller overbemanding – eller at vi misser en ressource. Vi har også et bedre overblik, eftersom data fra flere forskellige systemer samkøres. Jeg synes, at vi er kommet på forkant i stedet for 'bagkant' med planlægningen. Det giver os mulighed for at være proaktive på en måde, vi ikke havde mulighed for at være tidligere. Derudover kan vi ved hjælp af planlægningen følge op på produktionen bagefter. Med Excel-arket gik den foregående dags data altid tabt. Det gjorde opfølgning umulig”.
Rose-Mari har svært ved at finde ulemper ved den nye arbejdsform. Det skulle lige være, at systemet er lidt mere 'firkantet' end Excel-arket, og så er der stadig brug for et par finjusteringer, som fx et kommentarfelt. Selv de arbejdsledere, der til at begynde med var afventende, har nu accepteret det nye værktøj.
”Som det ofte er tilfældet, var der nogle, der var lidt modstandere af at ændre arbejdsform. Men det var en fordel, at vi implementerede WorkForce Planner i forbindelse med, at vi foretog en omorganisering. I dag er der 20 medarbejdere, der arbejder i systemet, og mange af dem havde aldrig arbejdet på den gamle måde og havde ingen problemer med at arbejde med det nye værktøj. I dag er skepsissen skiftet ud med kreative og konstruktive forbedringsforslag”, siger Rose-Mari.
”Vi vil gerne bringe WorkForce Planner et skridt videre og være tilsluttet live til vores WMS. Målet er at kunne følge vores præstation og fx se vendetider*, inden de finder sted. Når værktøjet kan sige, hvornår vi vender med den nuværende bemanding, er vi ikke langt fra vores vision om et dashboard over vores aktiviteter.”
Fordele for virksomheden og visualisering går hånd i hånd
Indførslen af WorkForce Planner er ikke gået nogen af medarbejderne på lageret forbi. Først mærkede de det i form af en omfattende kompetenceinventering. Det var nødvendigt for, at man kunne begynde at matche medarbejder–afdeling–ressource, og det fik samtidigt flere positive eftervirkninger. I dag kan de mærke det dagligt ved, at den gennemførte planlægning vises på store skærme på lageret. Her går man hen for at se, hvad man skal lave, og hvilken truck man skal tage. Dette er en tydelig måde at formidle dagens opgaver til medarbejderne på – og uden tvivl en gigant værdig!
*Vendetid er den tid, hvor Elgiganten går over til at begynde at producere morgendagens gods i stedet for dagens lastninger.
Om Elgigantens NDC i Jönköping:
Al produktion styres via vores forretningssystem og til vores lagerhåndteringssystem.
- Hvert år sender man 780.000 m3 varer ud til butikker og internetkunder.
- Der sendes 7.500 artikler fra eller via lageret.
- 4.700 artikler på lager.
- Lagerkapaciteten er på ca. 76.000 m3.
- Personalestyrken er på 250-500 personer.
- Elgiganten anvender SattStore WMS.