Af Poul Breil-Hansen
Lagerchefer, logistikledere og supply chain managers har som hovedregel en dyb faglig indsigt i lager og logistik. De er på hjemmebane, når vi taler leveringstid, lagerkapacitetsudnyttelse og plukproduktivitet. De er til gengæld ikke på hjemmebane, når vi taler om, hvilken effekt i form af kroner og ører de samme parametre har på virksomhedens resultat- eller balanceopgørelse. De er på udebane, når måltal og resultater skal formidles til CEO, CFO og salgsdirektøren. Her handler det om at oversætte logistikmåltallene til et andet sprog og perspektivere logistikken i forhold til virksomhedens forretningsstrategiske mål. Virksomheden High-Jump har i et white paper skåret ind til benet og identificereret fem afgørende tips for den interne salgsproces med at få godkendt en WMS-investering.
Tip 1: Forstå din virksomheds strategi
Når logistikchefen har et ønske om at investere i et nyt WMS, er der i de fleste virksomheder en fast procedure, der som første trin omfatter at afholde en overordnet præsentation for topledelsen. Formålet med præsentationen er at undersøge om, der overhovedet er basis for at gå videre med undersøgelsen af bæredygtigheden i investeringen. Dette trin er et yderst kritisk trin, hvor risikoen for, at projektet lider en tidlig og uberettiget død, er stor. Første trin mod ledelsesopbakning er derfor at sætte sig grundigt ind i virksomhedens forretningsstrategi eller strategier samt mål. WMS-projektet skal have direkte indflydelse på et eller flere af virksomhedens strategiske mål, hvis investeringen skal have nogen chance for godkendelse. Den første præsentation over for topledelsen skal derfor indeholde detaljerede informationer om, hvordan WMS bidrager til virksomhedens strategiske retning og målsætninger. Hvis det for eksempel er en strategisk hjørnesten for virksomheden at forbedre kunderelationer, er det afgørende at synliggøre, hvordan WMS på en tilpasningsdygtig, hurtig og omkostningseffektiv måde kan imødekomme kundernes behov. Andre strategiske målsætninger kan for eksempel omfatte reduktion af omkostninger, overholdelse af krav og regler fra myndigheder og compliance standarder eller forbedring af kvalitetskontrol af produkter. I sidste ende handler det om, at dit WMS-projekt konkurrerer med andre investeringer om at få del i et begrænset budget, så jo mere værdi WMS-projektet kan skabe for virksomheden, jo større er chancerne for ledelsesopbakning.
Tip 2: Identificer influenter fra IT, operations og finans
Næste trin i arbejdet for at opnå godkendelse af WMS-investeringen er at identificere nøglepersoner fra henholdsvis IT, operations og finans. Undersøg hvilke interesser og mål de tre funktionsområder har, hvordan et nyt WMS kan bidrage til disse mål og læg en plan for, hvordan du kan forklare WMS-projektet for nøglepersonerne i et sprog og med eksempler, som giver mening for dem. IT vil for eksempel være interesseret i, hvordan WMS kan integreres med virksomhedens øvrige systemer, hvordan systemets arkitektur er, samt hvordan vedligeholdelsen på den lange bane fungerer. Operations vil være interesseret i hurtigt at kunne dække kundernes behov og samtidig opnå effektfulde processer. Finans er interesseret i indblik i hårde tal, der kan fortælle om, hvordan systemets tilbagebetalingstid er o.s.v. Målet er at skabe konsensus om WMS-investeringen blandt influenterne. Du skal tænke over din timing med hensyn til, hvornår du involverer de forskellige influenter, og du skal sørge for løbende at holde influenterne orienterede om, hvordan projektet udvikler sig. Rapporterne skal kobles op på virksomhedens strategiske mål og de respektive funktionsmål uden dog at være for åbenlyst taktiske. Du kan for eksempel omtale, hvordan systemet vil reducere it-omkostninger uden at gå i detaljer om, hvordan det fungerer på et teknisk niveau.
Tip 3: Identificer hvordan WMS støtter influenters specifikke mål og behov
Næste fase består i at undersøge, hvilke informationer og budskaber nøgleinfluenterne har behov for at høre samt, hvordan du bedst og løbende formidler det til dem. Her er nøglen grundig research. IT vil vide en masse om, hvor mange omkostninger og hvor meget tid, en WMS-implementering vil medføre for dem samt hvilken præcis rolle, de skal spille. De fleste IT-afdelinger kæmper i forvejen en hård kamp med trange budgetter. Hvilke egenskaber ved WMS-systemet kan gøre livet lettere for it-afdelingen, hvordan vil opdatering og vedligeholdelse fungere og hvem vil have kontrol med systemet? Hvordan er integrationen med andre systemer og med lagerhåndteringsudstyr, hvordan kan systemet blive rullet ud på flere lokationer, og kan WMS operere på en central plaforme eller flere decentrale platforme? Hvis I allerede har et ERP-system, er det selvfølgelig et stort spørgsmål, hvordan WMS spiller sammen med ERP. Operations vil være interesseret i, hvordan WMS understøtter overordnede mål, men afdelingen vil også være optaget af, hvordan WMS vil påvirke de daglige processer. Operations vil være meget interesserede i, hvor fleksibelt WMS vil være, når de uundgåelige behov for ændringer opstår. De vil have en stærk interesse i, at samarbejdsrelationer mellem operations og IT bliver bedre og ikke bliver vanskeligere med indførelsen af WMS. Finansafdelingen vil være optaget af systemets kobling til bundlinien samt måltal om faktorer som Return on Investment (RoI) og Total Cost of Ownership (TCO). Up front omkostninger til systemet vil også være en faktor, specielt hvis vi taler om et best-of-breed WMS, og virksomheden allerede har et ERP-system med et lagerstyringsmodul.
Tip 4: Identificer hvordan WMS støtter virksomhedens fælles mål og succeskriterier
Hvad er RoI og TCO for projektet, og hvordan er vurderingen af leverandørens pålidelighed? Det er agendaen for næste researchfase. RoI er i al enkelthed en kortlægning af de fordele, virksomheder opnår ved en bestemt handling sammenlignet med en kortlægning af de omkostninger, der er forbundet med handlingen. I dette tilfælde er handlingen køb og implementering af et WMS, og den typiske måde at opgøre RoI på er hvor lang tid, der går, før det nye system har betalt sig selv hjem igen. Den typiske RoI på et WMS er i størrelsesordenen 18 måneder, afhængig af hvor dygtig organisationen er til at drage fordel af det nye system. De fleste WMS-løsninger er baseret på såkaldt best practice funktionalitet og har potentialet til på lang sigt løbende både at forbedre produktivitet og reducere omkostninger – to afgørende faktorer for en positiv RoI. Fastlæggelse af RoI kræver en detaljeret og præcis fremgangsmåde baseret på din virksomheds unikke processer. En stærk RoI-analyse er omfattende og består af detaljerede måltal, konkrete eksempler og en konkret vurdering af alle din virksomheds driftsprocesser, der bliver berørt af WMS-projektet. Det skal være DIN virksomheds RoI og ikke en generel RoI-betragtning. TCO omfatter ikke kun omkostninger til køb af softwarelicenser og implementering af systemet. Det tager også omkostninger til langsigtet vedligeholdelse med i betragtning. Mange virksomheder overser de løbende udgifter til rekonfiguration af systemet, når de uundgåelige ændringer i marked og omverden gør det nødvendigt at sadle om. Omkostningerne til den løbende tilpasning af systemet kan være ganske betragtelige, og det er derfor essentielt at tage højde for, hvordan den enkelte WMS-leverandør griber den løbende tilpasning og opdatering an. Det er muligt at opdele WMS-systemer i to kategorier. Den ene kategori kræver omprogrammering i systemets base, når der skal foretages ændringer. Det resulterer hurtigt i et unikt tilpasset system, hvor det kan blive meget komplekst at foretage ændringer, og hvor ændringerne ikke følger med, når der sker opdateringer til nye versioner af systemet. Den anden kategori er standardløsninger, hvor systembasen er adskilt fra kundeniveaet, og hvor ændringerne bliver foretaget i kundeniveauet, og systembasen forbliver uændret. Det betyder, at ændringer kan foretages af interne it-folk til meget lavere omkostninger, og at ændringerne vil slå igennem ved opdatering af systemet til nyere versioner. Det er den sidste kategori af WMS, der er interessant, hvis man anlægger en TCO-betragtning.
Tip 5: Opnå endelig godkendelse af topledelsen ved at koble WMS-gevinster til forretningsstrategiske mål
Når opbakningen og godkendelsen fra finans, IT og operations er i hus, skal du præsentere det endelige projekt for CEO, direktionen og måske også bestyrelsen. Her skal din præsentation fokusere på, hvordan systemet vil påvirke bundlinie, markedsposition og konkurrenceevne. Kortlæg alle de informationer, du har indhentet og synliggør forbindelsen til forretningsstrategiske tiltag, der er direktionen bekendt. Det er nu din research i fase 1 til 4 virkelig kommer dig til gode, fordi du med al den information og links til forretningsstrategien er i stand til at præsentere en stærk forretningsplan.
Kilde: HighJump white paper ”The Five Sure-Fire Strategies for Gaining Management Approval for WMS Projects”.