Af Poul Breil-Hansen
Det er i dag almindelig anerkendt, at konkurrence i virkeligheden ikke foregår mellem enkeltvirksomheder, men mellem forsyningskæder. Det er også almindelig anerkendt, at gennemsigtighed og udveksling af informationer i forsyningskæden er en afgørende forudsætning for, at kæden kan vinde i konkurrencen med andre kæder.
Den kendte amerikanske professor Hau Lee fra Stanford University sagde i december måned 2009 på et webinar: ”Agility er en nødvendig egenskab for moderne forsyningskæder, fordi vi opererer i en verden med stigende usikkerhed både med hensyn til volumen og markedsgeografi. Høj grad af informationsudveksling og integration af informationer på tværs af virksomheder i kæden er helt nødvendige ingredienser i Agility. Jeg mener, mere outsourcing og udvikling af stærkt integrerede B2B informationssystemer er den rette vej at gå for at skabe mere Agility”, fortæller Hau Lee.
Agility er den ene faktor i Hau Lees kendte Triple A- eller AAA-koncept, hvor de to andre faktorer er Adaptability og Alignment. Det er fælles for alle tre faktorer, at nem og hurtig adgang til informationer som salgstal, forecasts, leveringstider, planer etc. er helt afhørende.
Nem og hurtig adgang til informationer
"Nem og hurtig adgang til informationer som salgstal, forecasts, leveringstider, planer etc. er en af de afgørende fordele ved mobile løsninger. Mobile løsninger kan hente data ind og bringe data ud til alle hjørner af forsyningskæden. Uanset om vi taler om lastbilchaufføren, lagermedarbejderen, butiksmedarbejderen, salgskonsulenten eller serviceteknikeren ude i marken etc., kan medarbejderen med en håndholdt terminal og en mobil it-løsning hente og forsyne data fra og til det centrale it-system", fortæller Esben Schnurre, der er Business Consultant i Consafe Logistics’ forretningsområde Mobile Solutions.
En mobil løsning binder transportvirksomheds forsyningskæde sammen
Hvad betyder det helt konkret?
Lad os se nærmere på, hvad det mere konkret betyder for medarbejdere, virksomhed og forsyningskæde. En transportvirksomhed har implementeret en mobil transportløsning, der skal understøtte og styrke flowet af varer og informationer mellem en afsender og en modtager af en transportydelse. Der er mange aktører indblandet i processen fra afsendelse til modtagelse af transportydelsen.
Chaufførens transparens
Der er først og fremmest en chauffør, der søger for, at den fysiske forsendelse bliver transporteret så sikkert, hurtigt og smart som muligt fra afsender til modtager. Han eller hun oplever følgende gevinster ved den mobile løsning, hvor flertallet relaterer sig direkte til bedre transparens:
- Automatisk registrering af ordrer og nem bekræftelse på den mobile enhed
- Øjeblikkelig rapportering om og fremdragning af ordreændringer ude i marken
- Hurtigere og mere præcis (elektronisk) overførsel af ordrer (begge veje)
- Integreret GPS forsyner chaufføren med ruteanvisninger til alle destinationer - og tilfælde af tæt trafik modtager chaufføren automatisk alternative ruteforslag
- POI (Point of Interest) giver chaufføren vigtige informationer
- Kortere og hurtigere ruter til afhentnings- og leveringssteder
- Integreret telefonfacilitet med håndfri betjening
- Kortere ventetider på informationer og mindre spildtid i form af telefonopkald
- Nemmere at sende og modtage beskeder (realtid)
- Bedre mulighed for at servicere kunden
- Bedre køresikkerhed fordi chaufføren bedre kan fokusere på kørslen
- Færre tomme kilometre --> mindre miljøbelastning
- Mindre administrativt papirarbejde og mere tid til kerneopgaver
- Mere faglig tilfredshed hos medarbejderen, fordi bedre vilkår til at løse transportopgaven
Afsenderens transparens
En transportkæde omfatter altid en afsender af en fysisk forsendelse. Den mobile løsning vil forsyne afsenderen med følgende gevinster, som alle relaterer sig til bedre transparens:
- Mulighed for digital signatur for afsendelse og modtagelse på mobil terminal på stedet
- Kan nemt og hurtigt forsyne chaufføren med ekstra informationer om forsendelsen
- Mulighed for at fakturere og printe i marken
- Online sporing af forsendelsen hele vejen frem til den endelige destination
- Hurtigere afhentning og levering af forsendelser
- Bedre muligheder for at interagere hurtigt og sikkert mellem afsender, transportør og modtager på en professionel platform
Transportørledelsens transparens
Transportørens ledelse henter følgende gevinster ved en mobil løsning:
- Altid opdateret realtids adgang til informationer om ordrer, flåde og andre vigtige forretningsområder
- Nemme og hurtige statusrapporteringer om afhentning, læsning, levering, losning etc.
- Direkte integration mellem transport- og back office-system
- Fuld integration med ERP- og CRM-systemer
- Mindre spild og bøvl med at lede efter og indsamle data
- Mere tid til mere værdiskabende forretnings- og ledelsesorienterede opgaver
- Bedre grundlag for analyse, planlægning, implementering og opfølgning på alle aspekter af forretningen
- Bedre beslutningsgrundlag
Planlæggerens transparens
Det er meget værdifuldt at være i stand til at planlægge kapacitetsbehov, opgaverækkefølge, udnyttelse af lastbiler, arbejdstidstilrettelægning, køre-/hviletidregler etc. på en kvalificeret måde. Det forudsætter pålidelige data om de rette ting. Her kan en mobil løsning spille en stor rolle. Gevinsterne omfatter fx:
- Realtidsopdatering af dataflow mellem server og klient
- Alle køretøjer er til enhver tid synlige for transportlederen
- Transportlederens administration og styring af køretøjer på farten er let og overskueligt, hvilket gør det nemt at foretage ændringer i planer med kort varsel
- Central opsamling af køretøjsinformationer om hastighed, brændstofforbrug, køre-/hviletidsbestemmelser etc.
- Effektiv kommunikation med chauffører – enten fælles eller individuelt, det skaber et enkelt kommunikationsflow, hvor alle til enhver tid er informeret
- Nemmere og bedre transportplanlægning
Modtagers transparens
Målet med enhver transport er at levere en fysisk forsendelse til en modtager. En mobil løsning tilbyder også gevinster for modtageren, som fx omfatter:
- Mulighed for at signere digitalt på mobil enhed
- Let sporing af forsendelsen før levering
- Let modtagelse af ekstra informationer om forsendelsen fra chaufføren
- Mulighed for print på stedet ude i marken
- Hurtigere levering af forsendelser
- Bedre mulighed for at interagere med transportør og afsender
Transportbogholders transparens
Transportørens økonomifunktion er afhængig af adgang til en stor del af informationsflowet relateret til et fysisk vareflow. En mobil løsning kan bidrage med følgende gevinster for økonomi:
- Altid adgang til relevant bogholderinformation i realtid
- Data fra den mobile løsning er fuldt integreret med alle andre it-systemer i transportvirksomheden
- Flere digitale data og mindre papirbaseret tastearbejde -> hurtigere og færre fejl
- Bedre grundlag for budgetlægning og kontrolprocesser
- Mere tid til mere værdiskabende økonomiopgaver
Modtagers og afsenders bogholderier opnår også bedre transparens
Modtagerens og afsenderens økonomiafdelinger får på samme måde fordele af den mobile løsning. Helt konkret kan det fx være:
- Mulighed for at modtage fakturaer elektronisk -> mindre papirarbejde og færre fejl
- Hurtigere adgang til fakturaer og andre relevante dokumenter/informationer
- Højere præcision i dokumenter og rapporter, fordi de er baseret på digitale data fra kilden
Afsender- og modtagerlagerets transparens
Både afsenderens og modtagerens lager kan også drage stor nytte af en mobil løsning. De primære fordele omfatter:
- Bedre, hurtigere og tidligere adgang til forsendelses- og transportinformationer
- Bedre grundlag for sporing af forsendelse
- Bedre mulighed for at optimere arbejdsgange og lagerniveauer
Mobility binder kæden sammen
En mobil løsning kan med andre ord binde hele forsyningskæden sammen og hente informationer fra de dele af driften, der ikke foregår på lageret, i fabrikshallen eller i hovedkvarteret. Der foregår også en masse forretningsaktiviteter på landevejen, på butiksgulvet, ude hos kunderne o.s.v.. En mobil løsning kan binde disse dele af værdikæden sammen med resten af værdikæden til stor fordel for alle parter og aktører.
"En mobil løsning er en stor fordel hele vejen rundt. Det er en fordel for den enkelte medarbejder, fordi det gør det lettere og hurtigere for medarbejderen at udføre sine opgaver. Det er også en enorm forretningsfordel for ledelsen, fordi det øger virksomhedens og forretningspartneres muligheder for at planlægge, træffe beslutninger på det rette grundlag samt ikke mindst reagere hurtigt og sikkert på markedsbevægelser", supplerer Sales Manager Henrik Nielsen fra Consafe Logistics’ Mobile Solutions.